1. Politik for brug af apps

De personoplysninger vi behandler her hos Rtm Projektstyring app, skal altid beskyttes mod utilsigtet videregivelse uden for organisationen. Da personoplysninger i dag findes mange steder og i mange systemer, herunder særligt på tablets og mobiltelefoner, har vi her hos Rtm Projektstyring app nedskrevet følgende politik vedrørende installation og brug af apps på tablets og mobiltelefoner.

1.1. Generel overvågenhed vedr. apps

Når du henter og installerer en app til enten din Android eller din iOS enhed, så skal du under installationen være opmærksom på, hvad appen beder om af adgang. Hvis en app beder om adgang til mikrofon, kamera, kontakter, SMS’er og lignende, som du ikke direkte kan se skal bruges af appen, så skal du være agtpågivende over for, hvad appen kunne tænkes at ville bruge adgangen og oplysningerne til. Hvis det virker mistænkeligt, skal du stoppe installationen og søge rådgivning hos Rtm Projektstyring app IT-ansvarlig eller persondataansvarlig.

Særligt skal du være opmærksom på installation af gratis apps. Når noget er ”gratis”, så betaler man typisk med noget andet og mange apps er kendt for at tilbyde gratis funktionalitet, mod at de får adgang til oplysninger på din tablet eller telefon!

Du skal også være opmærksom på, til hvilket formål du anvender appen, samt hvilke personoplysninger der indgår. Et eksempel kunne være:

• Du henter og installerer Googles app til oversættelse
• Du tænder for appen og aktiverer telefonens kamera
• Du holder telefonen hen over et printet dokument på engelsk og Google appen oversætter nu fra engelsk til dansk, så du kan læse dokumentet

Det der rent faktisk sker i ovenstående eksempel er, at appen tager et billede af teksten. Dette sendes til en computer (sikkert i USA) som kan finde ud af at aflæse teksten på billedet, samt oversætte teksten. Den oversatte tekst sendes tilbage til appen, så du kan læse den.

Dette er i udgangspunktet ikke noget problem, hvis teksten ikke indeholder personoplysninger, men hvis nu dokumentet var en patientjournal eller et CV med CPR-nummer, så havde du faktisk sendt følsomme og fortrolige oplysninger videre til Google! Altså var du uforvarende kommet til at videregive personoplysninger, som du og Rtm Projektstyring app ikke havde lov til at videregive.

Det er derfor vigtigt, at du tænker dig om, når du benytter apps sammen med personoplysninger hos Rtm Projektstyring app.

1.2. Installation af apps på din firmatelefon (den åbne politik)

Hos Rtm Projektstyring app fører vi ikke kontrol med, hvad du henter og installerer af apps på din firmatelefon, da vi også tillader at denne bruges privat. I stedet henleder vi til, at der jf. ovenstående udvises agtpågivenhed, når der installeres apps.

Der er en række apps, som vi har identificeret som farlige/uegnede og som derfor figurerer på listen over apps vi fraråder, at du installerer. Den opdaterede liste findes i personalehåndbogen.

Vær særligt opmærksom, hvis du giver dine børn lov til at bruge din telefon til at spille på. Mange spil (især de gratis) har vinduer og reklamer, der popper op og vildleder børnene til at trykke på dem. Du kan i den sammenhæng risikere, at børnene uforvarende kommer til at give et spil adgang til personoplysninger, eks. hele din kontaktliste!

1.3. Installation af apps på din firmatelefon (den restriktive politik)

Hos Rtm Projektstyring app får du udleveret en firmatelefon, som alene må benyttes til firmarelaterede opgaver. Din firmatelefon må ikke benyttes til private samtaler og til andre private anliggender, herunder eks. brug af Facebook.

Når du får din telefon udleveret, er der installeret en række apps på forhånd. Har du brug for yderligere apps, findes der en liste over andre godkendte apps i personalehåndbogen. Har du brug for en app, der ikke er installeret og ikke står på listen, skal du henvende dig hos Rtm Projektstyring app IT ansvarlige og oplyse, hvilken app du ønsker at benytte. Først når din forespørgsel er godkendt, må du installere appen.

Bemærk, at blot fordi en app er godkendt, så kan du stadig uforvarende eller utilsigtet komme til at videregive personoplysninger. Vær derfor opmærksom på, til hvilket formål du anvender appen, samt hvilke personoplysninger der evt. indgår.

1.4. Brug af apps på din private telefon (den åbne politik)

Hos Rtm Projektstyring app må du gerne benytte apps fra din private telefon, så længe du vurderer, at det er nødvendigt for dit arbejde og så længe du udviser agtpågivenhed omkring de personoplysninger, der indgår.

Vær særligt opmærksom på, om du gennem appen kan komme til at ligge inde med personoplysninger fra Rtm Projektstyring app på din egen telefon. Det kunne eks. være i form af et billede. Hvis du opdager, at appen har gemt personoplysninger på din telefon, skal du slette disse med det samme.

1.5. Brug af apps på din private telefon (den restriktive politik)

Hos Rtm Projektstyring app er det ikke tilladt at benytte din private telefon eller tablet til behandling af personoplysninger, der vedrører Rtm Projektstyring app. Dvs. du må ikke benytte apps på din egen private telefon, da du så kan risikere at Rtm Projektstyring app data ender på din telefon. Forbuddet gælder også for fotografering med telefonens kamera.